El sistema Kanban permite a las empresas ser flexibles y adaptarse a los cambios del mercado rápida y correctamente, para poder mantenerse a flote y lograr la máxima rentabilidad. Pero, ¿Qué significa esto realmente a nivel de metodologías de trabajo? Ser flexible es poder adaptarse a los requerimientos del cliente a nivel de tiempo, calidad y entrega.
Tal vez uno de los conflictos habituales en lo que tiene que ver con la planeación de la producción es producir lo requerido en el tiempo estipulado, sin excedentes ni faltantes, sino realmente la suma exacta. Para lograrlo, se requiere una planificación flexible, realizada para modificarse, que no atienda a principios estrictos sino más bien que admita cambios sin demasiado protocolo. Las planificaciones de producción se ven influenciadas tanto de forma interna como externa, y, para atender los cambios del mercado, es necesario atender a esos agentes externos y reformular constantemente las acciones internas mediante instrucciones periódicas.
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El concepto fundamental es organizar las instrucciones para lograr lotes pequeños de producción, pues si se realizan grandes órdenes de trabajo previniendo la demanda podríamos excedernos o podría faltarnos el producto.
También es de suma importancia que los colaboradores estén al tanto sobre qué están produciendo, cuáles serían las características y además qué harán luego y qué características tendrá. Es decir, deben recibir instrucciones concretas sobre el producto, para lograr tener una actitud de aprendizaje y mejora a medida que laboran en él.
Eleva tu eficiencia al máximo con Kanban en 5 sencillos pasos
El sistema Kanban está definido como un sistema de producción muy efectivo y eficiente, capaz de emplear un ritmo de trabajo perfecto para posicionarse a nivel global, manteniendo excelentes niveles de producción, cumplimiento de tiempo, metas y calidad.
Compañías manufactureras
Muchas compañías manufactureras japonesas emplean el método de trabajo Kanban para lograr organizar el trabajo de manufactura coordinado con las máquinas. Los objetivos que se plantean en este tipo de empresas son los siguientes:
- Poder empezar cualquier operación estándar en cualquier momento.
- Dar instrucciones de producción basados en las condiciones actuales del área de trabajo.
- Prevenir que en las organizaciones se sume trabajo innecesario a las órdenes ya comenzadas.
- Eliminar la sobreproducción.
- Facilitar el control del material.
Operatividad
En el área operativa, pequeñas y frecuentes entregas son lo fundamental de este sistema, pues pueden efectuarse sin costos adicionales por las relaciones de cooperación y el uso de proveedores cercanos a la planta. En este sentido, la proximidad geográfica pasa a ser un elemento importante, para mejorar el control, la comunicación, los costos y la puntualidad de las transacciones, lo cual permite mantener inventario de entrada mínimos. Las exigencias a nivel de calidad y puntualidad estarían en primer plano.
Ya que conocemos la efectividad del método Kanban en una de las industrias más grandes del mundo, ahora comprenderemos por qué también es útil para las Startups, demostrando así toda su versatilidad.
Kanban en las Startups
Para iniciar un emprendimiento, además de mucha creatividad y motivación, también hace falta una gran cantidad de paciencia. Comenzar en un contexto como el actual podría volverse algo cuesta arriba, porque aunque tracemos un camino ideal, rápidamente todo cambia, y nos toca transformar el camino, aunque no el norte.
Los emprendimientos están signados por su ansias de supervivencia. Para mantenerse a flote debe incurrir en todo tipo de proyectos que generen ingresos a corto, mediano y largo plazo. Pero, en muchos casos sino la mayoría, los proyectos van amontonándose, de modo que los que generen ingresos a corto plazo van convirtiéndose en la prioridad, aunque ya los otros estén avanzados y no se concluyan.
Por esta razón, los emprendimientos se corresponden perfectamente con la Regla número uno de la metodología Kanban, que es el privilegio de las tareas cortas por encima de las grandes y dilatadas en el tiempo. De esta manera, la productividad aumenta, pues el equipo recibe constantemente las indicaciones y es capaz de lograr el Producto Mínimo Viable de manera rápida y eficaz, lanzándolo al mercado para las pruebas pertinentes y realizando los ajustes en tiempo récord.
El tablero Kanban
En este sentido, al reducir el número de tareas a las estrictamente necesarias para el avance del proyecto, el tablero Kanban en el cual colocaremos las tareas por hacer, las que están en progreso, en revisión y las que están listas, debe estar depurado a un nivel máximo, de modo que puedan realizarse en un corto periodo de tiempo, para continuar con el resto del proyecto. La visibilidad del tablero para todos los miembros del equipo también beneficia en gran medida a las Startups, porque permite mantener al equipo enfocado, aunque hayan muchas cosas por hacer cuando se está iniciando un proyecto, es importante saber en qué están centrados todos, para emplear el esfuerzo en las tareas más productivas.
Velocidad=Aprendizaje
El comienzo de un proyecto casi siempre conlleva un constante aprendizaje en el proceso, y el método Kanban precisamente privilegia el aprendizaje por encima de la rapidez. Lo ideal es mantener un ritmo tal que permita hacer las tareas rápida y eficientemente, sin dejar pasar errores que podrían deberse a la rapidez con que se lleva a cabo la tarea. Por ello, existe una columna especialmente dedicada a la valoración, en la que se comprueba la calidad del producto antes de darlo por terminado.
En definitiva, el Sistema Kanban como metodología del trabajo es capaz de lograr la máxima eficiencia en cortos periodos de tiempo, pero lo importante es saber realizar correctamente la planificación no-estática y también entrenar a nuestro equipo de trabajo en función de su adaptación a esta metodología que cada vez más parece transformar la forma de trabajar no sólo en grandes compañías e industrias sino también en pequeños proyectos o emprendimientos.
