La primera pregunta que debemos responder para comprender como lograr mejores resultados en menos tiempo es:
¿Qué es Scrum?
Scrum es un framework (O estructura de trabajo, en español) ágil para la realización de proyectos complejos.
Originalmente el Scrum se usaba de manera formal para proyectos de desarrollo de software pero se ha demostrado su gran utilidad en cualquier ámbito de trabajo, sin importar su complejidad, debido a su flexibilidad.
Si en vez de leer prefieres escuchar la explicación, puedes hacerlo a continuación, sólo espera un momento a que cargue el video o míralo en youtube dando click aquí:
¿Por qué es ágil?
La “Agilidad” del Scrum radica en que no es un proceso o una técnica, es un marco amplio de trabajo, dentro del cual se pueden emplear diversas técnicas y procesos.
Las estrategias para su uso son diversas según el entorno pero siempre debe contener sus tres pilares fundamentales: Transparencia, Inspección constante y, adaptación.
Pilares Fundamentales del Scrum
Como mencionamos antes, Scrum está conformado por tres pilares fundamentales: la transparencia, la inspección y la adaptación.
Transparencia: Cada aspecto del proceso debe definirse por un estándar común a todos los integrantes del equipo. Esto garantiza la visibilidad a todos los responsables del resultado, lo que genera la transparencia del proceso al compartir un mismo entendimiento.
Inspección: El avance hacia el objetivo fijado es responsabilidad de todos los integrantes del equipo, por eso, la inspección de los artículos del Scrum, como por ejemplo, el Backlog o el Sprint Backlog debe ser constante para detectar variaciones.
Adaptación: La inspección constante, garantiza la capacidad de respuesta y la subsiguiente adaptabilidad del framework. Esto quiere decir que si se determina que ciertos aspectos del proceso no están dando resultados que deseamos, podemos hacer una modificación a tiempo.
Así, los tres pilares soportan la implementación del control de procesos empíricos que caracterizan al Scrum.
Roles de Scrum
Scrum está conformado por cuatro roles principales, tenemos a los Stakeholders o los clientes, el Product Owner, Scrum Master y el Equipo de Desarrollo que dependiendo de la organización donde lo estemos implementando, puede ser un equipo de marketing o un equipo de estrategia comunicacional, por ejemplo.
Stakeholders: Son las personas que tienen interés directo en el proyecto, ya que les producirá el beneficio que justifica su desarrollo.
El Product Owner: Es el responsable de maximizar el valor del producto y del trabajo del Equipo. Adicionalmente, es el único autorizado para manipular el Backlog.
Scrum Master: Es facilitador y puente entre el Product Owner y demás integrantes del equipo. Cabe recordar que el Scrum Master no controla el equipo, en cambio trabaja para remover cualquier obstáculo que le impida lograr los objetivos del sprint.
Por último, el Equipo de Desarrollo: Consiste en los profesionales que desempeñan el trabajo de entregar un incremento de producto “terminado”, que potencialmente se pueda poner en producción al final del sprint.
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Artefactos de Scrum
Los artefactos de Scrum son los que aportan la mayor transparencia en la información clave del proceso. Esta es necesaria para que todos los integrantes del equipo tengan el mismo entendimiento, y su aplicación brinda diferentes oportunidades de inspección y adaptación.
Entre los artefactos tenemos el Product Backlog, que es una lista con todos los requerimientos iniciales del producto. La lista es dinámica y evoluciona a medida que lo hace el producto y el entorno, con la finalidad de identificar las necesidades del producto para lograr su máxima utilidad y rendimiento.
La lista contiene la descripción, ordenación, estimación y el valor del producto.
Sprint Backlog: es la lista de elementos seleccionados previamente del Product Backlog, para ser desarrollados en el Sprint. Para crear esta lista se requiere de trabajo del equipo para identificar las funcionalidades y priorizar las que se entregarán en el Sprint.
Los artefactos deben ser completamente transparentes, en ellos se basan las decisiones a tomar, si estas son correctas, se garantiza la optimización del valor y control de riesgos pero, por si el contrario la transparencia no es completa, obtendremos resultados adversos.
Priorización & Roadmaps
Anteriormente comentamos que el Product Backlog es una lista con los requerimientos iniciales del producto, estos definen el trabajo a realizar. Para determinar cómo vamos a realizar el trabajo, usamos la Priorización.
Hay distintos métodos para establecer aquellas funcionalidades o requisitos de mayor prioridad a desarrollar pero todos siempre deben cumplir con las necesidades estratégicas del negocio.
Las necesidades estratégicas del negocio suelen estar conformadas por todos aquellos objetivos que se planteen cubrir a corto, mediano y largo plazo. Para plantearlos usamos una herramienta denominada Roadmaps.
Un Roadmap es una herramienta de planificación que está conformada por objetivos generales y específicos, hacer cumplidos en corto, mediano y largo plazo. Pueden estar organizados por hitos o milestones, que son fechas para los cumplimientos y su principal objetividad es establecer nuestro estado actual y lo que vamos hacer para llegar a un estado futuro.
El Roadmap define la evolución del negocio a través de momentos importantes de su historia, un Roadmap efectivo debe especificar de donde el negocio viene y hacia donde está dirigido. De manera tal que todo el equipo y a veces los clientes entiendan lo que se quiere lograr.
El Roadmap debe hacer y responder 3 importantes preguntas:
- ¿A dónde vamos?
- ¿Cómo vamos a llegar allí?
- ¿Por qué vamos allí?
Una vez completado el Roadmap, tendremos los objetivos generales o el “A Dónde Vamos” y sus objetivos específicos a corto, mediano y largo plazo. Cada objetivo específico estará conformado por una serie de tareas o requisitos a cumplir. Cada uno tendrá una prioridad según las necesidades del negocio y se tomará como valor clave el Retorno Sobre la Inversión o ROI. Los requisitos conformados en el Roadmap son los que van a conformar el Product Backlog.
Eventos del Scrum
Formalmente, el Scrum está compuesto por cuatro eventos:
El Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review y el Sprint Retrospective. Como podemos ver “Sprint” es el término que está presente en la mayoría de los eventos y definiciones de las que hemos hablado. Esto se debido a que el Sprint es el corazón del Scrum.
El Sprint es un bloque de tiempo hasta 4 semanas, en el cual se crean incrementos de productos terminados, utilizable y desplegable. Cada Sprint comienza inmediatamente al finalizar un Sprint Preview, los Sprints contienen a los eventos del Scrum.
El Sprint Planning es la reunión donde se planifica todo el trabajo a realizar durante el Sprint. Este plan se crea mediante trabajo colaborativo del equipo completo. El conjunto de características o requisitos a desarrollar durante cada Sprint, vienen del Product Backlog y es ingresado al Sprint Backlog durante el Sprint Planning. Aquí el Product Owner junto al equipo asignan prioridad y realizan la estimación del esfuerzo a cada requisito a desarrollar durante el Sprint.
Su duración suele ser de un máximo de 8 horas para Sprints de un mes y al finalizar cada integrante del equipo debe tener definido su propósito. Al finalizar, este evento se debe poder responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué puede entregarse en el Incremento resultante del Sprint que comienza?
- ¿Cómo se conseguirá hacer el trabajo necesario para entregar el Incremento?
El Daily Scrum es una reunión diaria de sincronización de actividades del equipo y para crear un plan de las 24 horas siguientes. Cada reunión tiene un estimado de 15 minutos de duración, esto se lleva a cabo inspeccionando los avances del último Daily Scrum y haciendo una proyección acerca del trabajo que podría completarse antes del siguiente. Al finalizar las siguientes preguntas deben tener respuestas:
- ¿Qué hice ayer que ayudó al Equipo a lograr el Objetivo del Sprint?
- ¿Qué haré hoy para ayudar al Equipo a lograr el Objetivo del Sprint?
- ¿Hay algún impedimento que evite que el Equipo logre el Objetivo del Sprint?
Sprint Review, es la revisión que se realiza al finalizar cada Sprint, se busca revisar los incrementos alcanzados y realizar adaptaciones a la lista de productos de ser necesarias.
La revisión de los incrementos es una herramienta para fomentar la retroalimentación y la colaboración del equipo, así se pueden determinar los siguientes pasos a tomar para optimizar el valor.
Es una reunión informal con duración máxima de cuatro horas para Sprints de un mes. Su resultado es una lista de productos revisada y/o ajustada para seguir el surgimiento de las oportunidades.
El Sprint Retrospective es un evento que se da después de la revisión del Sprint y antes del siguiente Sprint Planning. Aquí el equipo evalúa su desempeño y genera las mejoras que serán aplicadas durante el siguiente Sprint. Esta reunión busca lograr:
- Inspeccionar cómo fue el último Sprint en cuanto a personas, relaciones, procesos y herramientas.
- Identificar y ordenar los elementos más importantes que salieron bien y las posibles mejoras.
- Crear un plan para implementar las mejoras a la forma en la que el Equipo de Scrum desempeña su trabajo.
La Retrospectiva del Sprint destaca las mejoras a aplicar en el siguiente Sprint, aunque en el Scrum el mejoramiento es constante, este evento está dedicado a eso. Su duración es de aproximadamente 3 horas para Sprints de un mes.
Por su naturaleza los eventos del Scrum pueden ser utilizados por equipos de cualquier organización, sin realizar ningún cambio, siempre que se tengan presente los siguientes principios:
- Cada evento de Scrum está creado para minimizar la necesidad de reuniones que se realizan fuera de él.
- Cada evento debe tener una duración específica, como lo que conocemos como Time Boxing.
- La duración de un Sprint no puede cambiarse después de iniciado.
- Cada evento representa una oportunidad de adaptación, deben ser transparentes y permitir seguimiento.
- Deben incluirse todos los eventos en el proceso, de lo contrario se pierde la transparencia y la oportunidad de mejorar.
Scrum & Marketing Ágil
Scrum, por su alto grado de adaptabilidad puede ser utilizado en cualquier tipo de proyecto. Teniendo siempre en cuenta los componentes a utilizar según los requerimientos de cada organización.
El marketing ágil y el Scrum suelen ir de la mano. Este marco de trabajo es uno de los preferidos al momento de implementar agilidad en los equipos. Su cultura de transparencia, inspección y adaptación facilitan la producción constante de buenos productos.
Logramos aplicar el Scrum al marketing ágil tomando aquellos elementos del framework que nos funcione y haciendo ajustes aquellos que no se adaptan naturalmente al marketing. De esta manera, obtenemos un marco de trabajo que permitirá a los equipos usar el Scrum para el marketing ágil de manera creativa y eficiente.
Cualquier proyecto de marketing puede ser organizado en un Project Backlog. Que en este caso, sería una lista de requerimientos elaborados por el cliente junto al equipo de marketing para lograr los objetivos que se han planteado. Cada campaña de redes sociales, eBooks, blogs, cada actividad que el equipo realice proviene del Backlog.
Los eventos de Scrum son de gran utilidad en el marketing, sin dejar al lado el hecho de que la adaptabilidad de estos eventos dependerá de las necesidades de la organización.
Una vez tenemos el conocimiento de los fundamentos, eventos y elementos del Scrum podemos ver cómo implementarlos en los equipos de marketing. Ya mencionamos cómo lograr su aplicación y la dualidad de algunos de sus artefactos.
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